Hantering av personuppgifter
Ecospheres AB med sajten Ecolyx värnar om din integritet och hanterar dina personuppgifter på ett säkert sätt samt i enlighet med EUs lag om integritetslagstiftning så kallad GDPR. Denna lag är till för att skydda dig som individ.
Personuppgiftsansvar
Ecospheres AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på ecolyx.com
Personuppgifter som samlas in av Ecospheres AB är:
Kontaktuppgifter
Du kan kontakta oss på info@ecolyx.com eller ringa oss på 031 181396.
Ecospheres ABs insamling av personuppgifter
Personuppgifter information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Denna typ av insamling sker efter ditt godkännande. Förfrågningar anses som ett indirekt godkännande.
Uppgifter som samlas in i samband med bokning och resa
När du skickar en bokningsförfrågan eller bokar en resa hos ecolyx.com tar vi in personuppgifter från dig för att kunna slutföra din beställning. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, budget, ålder och kön för alla resenärer på bokningen samt adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. I samband med bokning samlar vi också in betalningsuppgifter för huvudresenären.
Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet.
När du genomför en resa med oss samlar vi också in uppgifter om din resa. Det är förutom ovan angivna uppgifter t.ex. bokningsnummer, resmål, reslängd, flyg, aktiviteter och tjänster du valt att göra under resan.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, via vår sajt, via e-mail, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn och kontaktuppgifter som t.ex. e-mail adress eller telefonnummer.
Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan t.ex. vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd, önskemål eller andra uppgifter om dig eller andra personer på din resa eller bokning.
Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på Ecolyx nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet. Här samlar vi även data om hur du interagerat med nyhetsbrevet t ex. klickar på kampanjer eller länkar, om du väljer att gå vidare till vår sajt eller kontaktar oss.
Uppgifter som samlas in när du besöker Ecolyx.com
När du besöker vår sajt samlas INGA personuppgifter in, såsom t.ex. ditt IP-nummer, email eller namn. Ej heller några uppgifter som är personligt identifierbara. Enbart hur man navigerar i tjänsten, vilka sökningar man gör och vilka reseprodukter man är intresserad av.
Undantaget är….
Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.
Hantering och lagring av personuppgifter
Ecospheres behandlar dina personuppgifter lagenligt. Vi hanterar dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis resevillkoren.
Administration av din resa
För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter för att tex ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt.
Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort.
Utskick av information
När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, viktig information om din kommande resa och erbjudanden kopplade till resan. Sådana utskick sker till den e-postadress som har lämnats i samband med bokning.
När du har kommit hem från din resa skickar vi vår ett frågeformulär där vi ber dig svara på frågor om din resa för att hjälpa oss att förbättra våra tjänster.
Inför och under din resa skickar vi viktig information via SMS till det mobilnummer eller den email-adress som har angetts i samband med bokning. Detta gör vi för att försäkra oss om att allt står rätt till, informera om eventuella förseningar eller andra saker som kan vara av vikt för din resa.
Service
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.
Marknadsföring och personifiering
Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig.
I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår då avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.
För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies. Du kan läsa vår cookiepolicy här.
Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra sajt, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten.
I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Lagring av uppgifter
Ecospheres sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen.
Vi sparar alla de personuppgifter vi samlar in i vår kunddatabas. Normalt lagrar vi dina personuppgifter i 2 år från det att din senaste resa genomförts eller från det att du haft kontakt med oss.
I vissa fall kan vi behöva lagra uppgifter under längre tid när det krävs av lag (t ex bokföringslag) eller vid t ex reklamation.
Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.
Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som tagits bort ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.
Utlämning av personuppgifter
Vi använder oss av googles systemtjänster för vårt interna arbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av google som har anlitats av oss som personuppgiftsbiträde.
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. Vissa system är dock installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.
Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra bokningssystem . Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundservice i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.
Webbanalysföretag
Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hämtas in genom cookies och hanteras på anonym och aggregerad nivå.
Betalnings-lösningar
Vi använder oss av externa leverantörer för att hantera betalningar. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av namn, adresser och betalningsinformation. Denna hantering är nödvändig för att vi ska kunna leverera de tjänster du har beställt från oss.
Kontakttjänster
Vi använder oss av externa leverantörer för att tillhandahålla information via SMS inför och under en resa. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av telefonnummer.
Vi använder oss av en extern leverantör för att tillhandahålla chat funktion på vår sajt. Leverantören får tillgång till den information som lämnas i chatten. Du godkänner leverantörens personuppgiftspolicy i samband med att du startar chattfunktionen.
Leverantörer av reserelaterade tjänster
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.
Hotell
Vi arbetar med olika hotellpartners världen över, dessa hotell får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.
Flygbolag
Vi arbetar med en flygpartner XLNT Travel men ibland även direkt med flygbolagen. Xlnt Travel och flygbolagen får tillgång till personuppgifter om de resenärer som ska resa med respektive flygbolag. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. Detta sker enbart efter personligt samtycke. Det är då XLNT Travel eller flygbolaget som har ansvar för att dina personuppgifter hanteras lagenligt.
Aktiviteter
Det är vanligt förekommande att boka övriga tjänster via oss, t.ex. utflykter, transfer eller aktiviteter, och det kan vara så att personuppgifter behövs för att leverera den beställda tjänsten samt att dessa lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.
Utlämning till tredje land
Eftersom vi arrangerar resor till hela världen finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. hotell och flygbolag) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbets-partners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett vilket land det gäller har Ecospheres AB en skyldighet att se till att dina personuppgifter skyddas.
Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på ecolyx.com, vid kontakt med våra reserådgivare.
Återkalla samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan kontakta oss på ovanstående adress.
