Håndtering av personopplysninger
Ecospheres AB med nettstedet Ecolyx ivaretar ditt personvern og håndterer dine personopplysninger sikkert og i samsvar med EUs lov om personvernlovgivning kjent som GDPR. Denne loven er utformet for å beskytte deg som individ.
Personopplysningsansvar
Ecospheres AB er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger på ecolyx.com.
Personlig informasjon samlet inn av Ecospheres AB er:
Kontaktinformasjon
Du kan kontakte oss på info@ecolyx.com eller ringe oss på +47 73 02 25 99.
Ecospheres ABs innsamling av personopplysninger
Personlig informasjon Informasjon som direkte eller indirekte kan tilskrives en fysisk person. Dette gjelder for eksempel navn, personnummer, adresser, e-postadresser og telefonnummer. Denne typen innsamling foregår etter din godkjenning. Forespørsler anses som en indirekte godkjenning.
Informasjon samlet inn i forbindelse med bestilling og reise
Når du sender inn en bestillingsforespørsel eller bestiller en tur på ecolyx.com, samler vi inn personlig informasjon fra deg for å fullføre bestillingen. Det er informasjon om navn, fødselsdato, budsjett, alder og kjønn for alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon for hovedreisende. I forbindelse med bestilling samler vi også inn betalingsdetaljer for hovedreisende.
Hvis bookingen inkluderer barn, samler vi inn den samme informasjonen som ovenfor om barnet.
Når du tar en tur med oss, samler vi også informasjon om turen. I tillegg til informasjonen ovenfor, samler vi inn bestillingsnummer, destinasjon, reiselengde, flyreiser, aktiviteter og tjenester du har valgt å gjøre i løpet av turen.
Informasjon samlet inn via personlig kontakt
Vi samler inn personlig informasjon fra deg når du kontakter oss, gjennom nettstedet vårt, via e-post, telefon eller på andre måter. Først og fremst samler vi inn den personlige informasjonen som trengs for å svare på spørsmålet ditt eller håndtere saken din. Det er detaljer om navn og kontaktinformasjon som f.eks e-postadresse eller telefonnummer.
I personlig kontakt samler vi også inn den andre personlige informasjonen som du selv velger å gi oss. Det kan f.eks. være informasjon om allergier, helsemessige forhold, ønsker eller annen informasjon om deg eller andre på turen eller bestillingen din.
Informasjon samlet inn når du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Hvis du velger å abonnere på Ecolyx sitt nyhetsbrev, samler vi inn navn og e-postadresse for å sende nyhetsbrevet. Her samler vi også inn data om hvordan du omhandlet nyhetsbrevet f.eks. klikk på kampanjer eller lenker, om du velger å gå til siden vår eller kontakte oss.
Informasjon samlet inn når du besøker Ecolyx.com
Når du besøker nettstedet vårt, blir ingen personlig informasjon samlet inn, som f.eks. ditt IP-nummer, e-post eller navn. Informasjon er heller ikke personlig identifiserbar. Bare hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du gjør og hvilke reiseprodukter du er interessert i.
Unntaket er….
Informasjon samlet inn fra andre enn deg
Ved bestilling og når du kontakter oss i forskjellige tilfeller hender det at en person gir personlig informasjon om en eller flere andre personer i et reiseselskap. Vi antar at personen som gir informasjonen har samtykke fra alle reisende til å gi denne personlige informasjonen. Hvis du ikke har foretatt en bestilling selv, men noen andre har foretatt en bestilling der du er inkludert, samler vi inn personlig informasjon om deg fra den personen. Det samme gjelder hvis noen andre har vært i kontakt med oss på dine vegne.
Håndtering og lagring av personopplysninger
Ecospheres behandler din personlige informasjon lovlig. Vi håndterer informasjonen din for å oppfylle en avtale der du er part, for eksempel reisevilkårene.
Administrasjon av din reise
For å kunne levere reisetjenestene du har bestilt fra oss, bruker vi din personlige informasjon for å for eksempel vise billetter og reisedokumenter, for å foreta hotellreservasjoner og foreta betaling av tjenestene du har bestilt.
Administrasjon av turen inkluderer også bruk av regnskaps-, fakturerings- og revisjonsinformasjon, kreditt- eller andre kredittkortbekreftelser.
Utsendelser av informasjon
Når du har bestilt en tur hos oss, bruker vi den personlige informasjonen din til å sende en bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om din kommende tur og tilbud relatert til turen. Slike utsendelser vil bli sendt til e-postadressen som er oppgitt i forbindelse med bestilling.
Når du har kommet tilbake fra turen, vil vi sende deg et spørreskjema som ber deg svare på spørsmål om turen for å hjelpe oss med å forbedre tjenestene våre.
Før og under reisen sender vi viktig informasjon via SMS til mobilnummeret eller e-postadressen som er spesifisert i forbindelse med bestilling. Vi gjør dette for å sikre at alt er i orden, informere om eventuelle forsinkelser eller andre ting som kan være viktig for turen.
Service
Vi bruker din personlige informasjon for å gi deg service hvis du kontakter oss med spørsmål, kommentarer eller f.eks. klager. Vi bruker navnet ditt for å identifisere deg og reisen din. Vi bruker kontaktinformasjonen din, for eksempel e-postadresse og telefonnummer for å kontakte deg i forbindelse med spørsmål og saker. Vi kan også bruke all den andre personlige informasjonen vi samler inn om deg for å håndtere spørsmålet eller saken din, avhengig av hva som er relevant i hvert tilfelle.
Markedsføring og personalisering
Hvis du har meldt deg på nyhetsbrevet vårt, bruker vi den personlige informasjonen din til å sende nyhetsbrevet til deg.
I noen tilfeller deler vi informasjon med våre partnere for å hjelpe oss med å tilpasse tilbudene og markedsføringen til deg. Vi inngår deretter avtaler for å sikre at slike partnere behandler data i samsvar med gjeldende lovgivning om personopplysninger.
For analyse av brukermønstre og personalisering bruker vi informasjonskapsler. Du kan lese retningslinjene for informasjonskapsler her.
Utvikling av tjenester og service
Vi bruker informasjonen vi samler inn om våre kunder for å utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Dette gjelder delvis nettstedet vårt, der vi analyserer brukeradferd for å utvikle hvordan vi presenterer informasjon, tilbud og designfunksjoner. Det gjelder også utviklingen av produktene våre i henhold til kundenes ønsker og oppførsel og for eksempel fikse mangler eller øke sikkerheten.
I hovedsak bruker vi anonyme eller anonymiserte data på aggregatnivå for å gjøre denne typen analyser. Vi kan imidlertid også bruke personopplysninger som vi har samlet inn hvis det er relevant.
Juridiske krav
Avslutningsvis kan behandling av dine personopplysninger også finne sted for at vi skal kunne oppfylle forpliktelser i henhold til lover og regler, som gjeldende sikkerhet og regnskap.
Lagring av data
Ecospheres lagrer din personlige informasjon så lenge den er nødvendig for formålet med behandlingen.
Vi lagrer all personlig informasjon vi samler inn i vår kundedatabase. Vi lagrer normalt dine personopplysninger i 2 år fra den siste turen ble fullført eller fra det faktum at du har hatt kontakt med oss.
I noen tilfeller kan det hende vi må lagre data i en lengre periode når det kreves av lov (f.eks. regnskapsloven) eller for eksempel ved klager.
Hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev, blir kontaktinformasjonen din lagret så lenge du velger å fortsette å motta nyhetsbrevet.
De samme personopplysningene kan lagres flere forskjellige steder for forskjellige formål. Dette kan bety at data som er fjernet fra et system fordi det ikke lenger er nødvendig kan forbli i et annet system der det er lagret med støtte fra samtykke eller for et annet formål der personopplysningene fremdeles er nødvendige.
Offentliggjøring av personopplysninger
Vi bruker Googles systemtjenester for vårt interne arbeid. Dette betyr at dine personopplysninger blir behandlet av google som er ansatt av oss som assistent av personopplysninger.
Kontraktspartnere og IT-leverandører
Vi bruker en rekke forskjellige IT-tjenester og IT-systemer i vår virksomhet. I noen av disse lagres og håndteres personopplysninger. Vi bryr oss om ditt personvern og sikkerheten til informasjonen din i all slik håndtering. Noen systemer er installert lokalt hos oss, og bare de ansatte har tilgang til dataene. Noen systemer er imidlertid installert hos leverandøren og betyr at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene er leverandøren vår personopplysningsassistent og håndterer informasjonen på vårt oppdrag og i henhold til våre instruksjoner.
Internt IT-system
Internt behandler vi personlig informasjon i vår kundedatabase, i reservasjonssystemet vårt. Disse systemene brukes til å levere tjenestene du har bestilt fra oss og for å håndtere spørsmål og kundeservice i forbindelse med utførelsen av disse tjenestene. I disse systemene kan alle personopplysningene vi samler inn håndteres.
Web-analytikere
Vi bruker eksterne leverandører for personalisering og analyse av brukeratferd på våre nettsteder og for tilbakemelding fra brukerne. Disse selskapene håndterer personopplysninger på våre vegne. Informasjonen det gjelder er hovedsakelig data som blir samlet inn via informasjonskapsler og håndtert på et anonymt og samlet nivå.
Betalingsløsninger
Vi bruker eksterne leverandører for å håndtere betalinger. Disse leverandørene har tilgang til personopplysninger i form av navn, adresser og betalingsinformasjon. Denne håndteringen er nødvendig for at vi skal kunne levere tjenestene du har bestilt fra oss.
Kontakttjenester
Vi bruker eksterne leverandører for å gi informasjon via SMS før og under en tur. Disse leverandørene har tilgang til personopplysninger i form av telefonnumre.
Vi bruker en ekstern leverandør for å tilby chat-funksjonen på nettstedet vårt. Leverandøren har tilgang til informasjonen som er gitt i chatten. Du samtykker i leverandørens retningslinjer for personopplysninger når du starter chat-funksjonen.
Reiserelaterte tjenesteleverandører
For å tilby noen av tjenestene du har bestilt fra oss, bruker vi underleverandører og avtalepartnere. Ofte er det nødvendig at vi gir personlig informasjon til dem for at tjenesten skal kunne utføres.
Hotel
Vi samarbeider med forskjellige hotellpartnere over hele verden, disse hotellene har tilgang til den personlige informasjonen som trengs for å gjøre en bestilling. Hvis det er aktuelt, er det informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon for hovedreisende.
Flyselskaper
Vi samarbeider med en flyselskapspartner XLNT Travel, men noen ganger også direkte med flyselskapene. XLNT Travel og flyselskapene har tilgang til personlig informasjon om de reisende som skal reise med de respektive flyselskapene. Det er informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende på bestillingen, og adresse og kontaktinformasjon for hovedreisende. Dette gjøres bare med personlig samtykke. Det er da XLNT Travel eller flyselskapet som er ansvarlig for at dine personopplysninger blir behandlet lovlig.
Aktiviteter
Det er vanlig å bestille andre tjenester via oss, f.eks utflukter, overføringer eller aktiviteter, og det kan være at personopplysninger er nødvendig for å levere den bestilte tjenesten og at de blir overlevert til personen som skal utføre tjenesten. Det kan f.eks. inkludere navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon for hovedreisende.
Utlevering til tredjeland
Når vi arrangerer turer rundt i verden, er noen av våre partnere (f.eks. Hotell og flyselskap) utenfor EU / EØS-området. Dette betyr at personopplysninger kan overføres til samarbeidspartnere i disse landene for de samme formålene som beskrevet ovenfor. Uansett land har Ecospheres AB en plikt til å sikre at dine personopplysninger blir beskyttet.
Dine rettigheter
Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering med støtte fra samtykke
Personlig databehandling som er nødvendig for at vi skal kunne inngå en avtale med deg eller for at vi skal oppfylle en juridisk forpliktelse, er tillatt uten samtykke. For at vi skal samle inn og behandle dine personopplysninger til noe annet formål, må du imidlertid samtykke til behandlingen. Du samtykker i behandlingen av dine personopplysninger i forbindelse med bruk av våre tjenester på ecolyx.com, i kontakt med våre reiserådgivere.
Trekk tilbake samtykke
Du kan når som helst velge å trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte oss på kontaktinformasjonen ovenfor. Hvis du opphever ditt samtykke, vil vi slette personopplysningene og avbryte behandlingen som ble gjenstand for samtykket.
Det kan hende at de samme personopplysningene behandles både med støtte fra samtykke og med støtte til at informasjonen er nødvendig eller med støtte fra andre regler. Dette betyr at selv om du opphever ditt samtykke og behandlingen basert på samtykket opphører, kan personopplysningene fremdeles forbli hos oss til andre formål.
Rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har lagret om deg:
Hvis du vil ha informasjon om hvilken informasjon vi har registrert om deg, kan du kontakte oss på adressen ovenfor.
