Sådan håndterer vi personlige oplysninger
Ecospheres AB med websiden Ecolyx håndterer dine personlige oplysninger på en sikker og ansvarsfuld måde. Vores håndtering følger EUs retningslinjer, populært kaldt GDPR, et regelsæt med formål at beskytte dine rettigheder og personlige oplysninger.
Ansvar for personlige oplysninger
Ecospheres AB er ansvarligt for hvordan dine personlige oplysninger behandles.
Personlige oplysninger som indsamles af Ecospheres AB er:
Kontaktinformationer
Du kan kontakte os pr. e-mail info.denmark@ecolyx.com eller ring til os på +45 3224 4411.
Ecospheres ABs håndtering af personlige oplysninger
Personlige oplysninger er informationer, som direkte eller indirekte kan henføres til en person. Det kan f.eks handle om navn, CPR-nummer, fysisk adresse, e-mailadresse eller telefonnummer. Disse informationer gemmer vi kun hvis vi får dit samtykke hertil.
Personlige oplysninger som indsamles i forbindelse med bestilling af en rejse
Når du sender en forespørgsel eller bestiller en rejse på ecolyx.com har vi brug for dine personlige oplysninger for at kunne gennemføre din bestilling. Det er oplysninger som navn, fødselsdato, rejsebudget, alder og køn for samtlige rejsende, samt adresse og kontaktinformationer for personen der bestiller. Sammen med din bestilling, har vi også brug for betalingsinformationer fra personen der bestiller.
Hvis din bestilling omfatter børn på rejsen, har vi også brug for de samme oplysninger om barnet – navn, fødselsdato osv.
Når din rejse gennemføres, indsamler vi og håndterer relevante informationer. Det kan handle om bookingnummer hos flyselskaber eller hoteller, destination, rejselængde, aktiviteter eller andre ydelser som din rejse indeholder.
Personlige oplysninger som indsamles ved personlig henvendelse eller kontakt
Vi indsamler personlige oplysninger fra dig når du kontakter os pr. e-mail, ved personlig henvendelse, pr. telefon eller via sociale medier. Først og fremmest indsamler vi kun de personlige oplysninger vi skal bruge for at kunne besvare dit spørgsmål eller henvendelse. Det er oplysninger som navn, adresse og e-mailadresse.
Du kan også frivilligt oplyse os om andre forhold, som kan være relevante for os at vide. Det kan f.eks være oplysninger omkring allergier, din helse, særlige ønsker eller andre forhold som kan have en påvirkning på din rejse.
Personlige oplysninger som indsamles hvis du vælger at få vores nyhedsbrev
Hvis du vælger at få vores nyhedsbrev, gemmer vi dit navn og e-mailadresse for at kunne sende nyhedsbrevet. Vi analyserer løbende, hvordan vores nyhedsbrevsmodtagere interagerer med nyhedsbrevet, hvilke links de klikker på, om en særlig kampagne lader til at være interessant for vores nyhedsbrevsmodtagere og andet.
Personlige oplysninger som indsamles når du besøger Ecolyx.com
Når du besøger vores webside indsamles ingen personlige oplysninger, hverken din IP-adresse, din e-mailadresse eller navn. Vi indsamler ingen personlige oplysninger overhoved, kun statistisk data som hvad brugerne søger efter og hvilke sider som lader til at være mest interessante for dem.
Personlige oplysninger som indsamles fra en anden person end dig selv
Ved bestilling af en rejse eller kontakt til os sker det, at en person afgiver personlige oplysninger om en eller flere personer i et rejseselskab. Vi går ud fra, at den person som afgiver oplysningerne har samtlige rejsendes samtykke til dette. Hvis du ikke selv har gennemført en bestilling, men en anden person har, indsamler vi personlige oplysninger om dig fra den personen. Det samme gør sig gældende, hvis en anden person har henvendt sig til os for din regning.
Håndtering af dine personlige oplysninger
Ecospheres behandler dine personlige oplysninger ifølge alle love og regler på området. Vi håndterer dine oplysninger for at kunne opfylde og levere de ydelser du har bestilt ifølge vores rejsevilkår.
Håndtering af din rejse
For at kunne levere de ydelser du har bestilt, benytter vi os af dine personlige oplysninger for at f.eks kunne udstede flybilletter og andre rejsedokumenter, for at kunne bestille overnatninger og for at kunne betale vores leverandører for de ydelser du har bestilt.
Når vi håndterer din rejse, benytter vi os også af dine personlige oplysninger for at kunne bogføre, afregne og til andre økonomiske transaktioner, f.eks til at verificere en kreditkortbetaling.
Udsendelse af rejseinformationer
Når du har bestilt en rejse hos os, benytter vi os af dine personlige oplysninger for at kunne sende dig en bekræftelse på din bestilling, vigtige informationer om din rejse og tilbud, som kan være relevante i forbindelse med din rejse. Vi sender disse informationer til den e-mailaddesse, som blev benyttet da du bestilte rejsen.
Når du kommer hjem fra din rejse, sender vi dig et spørgeskema, hvor vi gerne vil bade dig om at svare på nogle spørgsmål. Det gør vi for at kunne forbedre vores service, forskellige ydelser og rejser.
Før og under rejsen sender vi eventuelt beskeder via SMS til det mobiltelefonnummer du har angivet i forbindelse med din bestilling af rejsen. Dette kan være for at minde dig om noget, tjekke at alt er som det skal være, informere om eventuelle flyforsinkelser eller andet, som er relevant for din rejse.
Service
Vi benytter os af dine personlige informationer for at kunne give dig bedst mulig service hvis du kontakter os og har spørgsmål eller måske vil klage over din rejse. Vi benytter os af dit navn for at kunne identificere dig og den rejse du er på eller har været på. Vi benytter os også af dine og evt. dine medrejsendes personlige oplysninger for at kunne kontakte dig med spørgsmål eller andre henvendelser.
Markedsføring og personificering
Hvis du har meldt dig til at få vores nyhedsbreve, benytter vi os af dine personlige oplysninger for at kunne sende nyhedsbrev til dig.
I nogle tilfælde deler vi oplysninger om dig med samarbejdspartnere, så de kan hjælpe os med at tilpasse tilbud og markedsføring overfor dig. I disse tilfælde, kontrollerer vi nøje og ved hjælp af skriftlige aftaler, at vores samarbejdspartnere behandler dine personlige oplysninger ifølge love og bestemmelser.
For analyse af brugeradfærd på websiden og for personificering benytter vi os af cookies. Du kan læse vores cookiepolicy her.
Udvikling af services og ydelser
Vi benytter os af oplysninger om vores kunder og rejsende for at kunne udvikle og forbedre vores produkter og ydelser. Dette gør sig gældende både for vores webside, hvor vi analyserer brugeradfærd for at kunne udvikle funktioner og måden vi viser indholdet på, men også for hvordan vi udvikler vores produkter.
Vi benytter os primært af anonyme eller statistiske modeller for at kunne udføre denne slags analysearbejde, dog kan vi fra tid til anden også benytte os af personlige oplysninger på individuelt niveau, hvis dette skulle være relevant eller påkrævet.
Lovmæssige krav
Benyttelse af dine personlige oplysninger kan være en del af vores forpligtelser overfor samarbejdspartnere og myndigheder.
Sådan gemmer vi dine personlige informationer
Ecospheres gemmer dine personlige informationer så længe der findes et formål i at gemme dem. Vi gemmer alle personlige oplysninger en database, og normalt gemmes de i 2 år efter at din rejse eller gennemført, eller fra din sidste kontakt til os.
I nogle tilfælde kan vi have brug for at gemme dine personlige oplysninger i længere tid. Det kan f.eks være i forbindelse med en revision eller ved en klagesag.
Hvis du har valgt at modtage vores nyhedsbrev, gemmer vi dine informationer så længe du vælger at tage del af det. Hvis du afslutter dit abonnement, slettes dine personlige oplysninger fra nyhedsbrevsdatabasen.
Dine personlige oplysninger kan gemmes flere forskellige steder hos. Det betyder, at personlige oplysninger som er slettede fra et system, kan eksistere i et andet system, hvis du har givet os dit samtykke til det eller hvis det af lovmæssige grunde er påkrævet.
Deling af dine personlige oplysninger med samarbejdspartnere
Vi benytter os af forskellige værktøjer fra Google i vores arbejdsprocesser. Det betyder at vi indirekte deler dine personlige oplysninger med Google.
Partnere og IT-leverandører
Vi benytter os af en række forskellige IT-systemer. I nogle af dem kan dine personlige oplysninger gemmes eller håndteres midlertidigt. I de fleste tilfælde, er disse systemer installerede lokalt hos os, og det er kun vores ansatte, som har adgang til dine oplysninger. I de tilfælde at oplysninger gemmes hos en ekstern leverandør, behandles dine oplysninger efter vores anvisninger og med sikkerheden i højsædet.
Interne IT-systemer
Internt håndterer vi dine personlige oplysninger i vores kundedatabase samt i vores bookingsystem. Disse systemer benytter vi os af for at kunne levere de ydelser du har bestilt, og for at kunne tilbyde service og hjælp før, under og efter rejsen.
Webanalyse
Vi benytter os af eksterne leverandører for at kunne personificere og analysere brugeradfærd på vores websider, og for at kunne tilbyde brugerfeedback. Disse virksomheder håndterer dine personlige oplysninger for vores regning, men det handler primært om data som indhentes via cookies og derfor på et anonymt niveau.
Betalingsløsninger
Vi benytter os af eksterne leverandører for at håndtere betalinger. Disse leverandører får adgang til personlige oplysninger som navn, adresse og betalingsinformationer. Dette er nødvendigt for at kunne formidle betaling af den rejse eller de ydelser du har bestilt.
Kontaktleverandører
Vi benytter os af eksterne leverandører for at kunne tilbyde dig SMS-meddelelser før og under rejsen Disse eksterne leverandører får adgang til dit mobiltelefonnummer. Vi benytter os også af eksterne leverandører for at kunne tilbyde muligheden at chatte med os på websiden. Leverandøren har adgang til den information du og vi giver i forbindelse med chatten. Du godkender leverandøres policy for håndtering af personlige oplysninger i det at du indleder chatten.
Leverandører af rejserelaterede ydelser
For at kunne gennemføre din bestilte rejse benytter vi os af en lang række samarbejdspartnere og leverandører. Ofte er det nødvendigt, at vi videreformidler relevante personlige oplysninger til dem, for at rejsen eller den bestilte ydelse skal kunne leveres.
Hoteller
Vi arbejder med en lang række forskellige hoteller og hotelagenter verden over. Vi videreformidler relevante personlige oplysninger til dem som oftest indeholder informationer som navn, fødselsdato og køn for alle rejsende samt adresse og kontaktinformationer for den person som har bestilt rejsen.
Flyselskaber og agenter
Vi samarbejder med forskellige partnere med hensyn til bestilling af flybilletter, både med agenter og direkte med flyselskaberne. Flyselskabet eller agenten får adgang til relevante personlige oplysninger, som oftest indeholder informationer som navn, fødselsdato og køn for alle rejsende samt adresse og kontaktinformationer for den person som har bestilt rejsen. Det er følgende agentens eller flyselskabets ansvar, at dine personlige oplysninger håndteres lovmæssigt korrekt.
Aktiviteter
De fleste af vores rejser inkluderer forskellige aktiviteter og næsten altid transfer. Vores agenter og lokale samarbejdspartnere får adgang til relevante personlige oplysninger, som oftest indeholder informationer som navn, fødselsdato og køn for alle rejsende samt adresse og kontaktinformationer for den person som har bestilt rejsen. Dette kan også være gældende for lande, som befinder sig udenfor EU eller EES-området.
Dine rettigheder
Håndtering af personlige oplysninger uden samtykke
Behandling og brug af dine personlige oplysninger er tilladt uden samtykke, så længe dette har til formål at levere den af dig bestilte ydelse, eller i tilfælde af at loven kræver det. Til andre formål må vi kun bruge dine personlige oplysninger efter du har givet dit samtykke. Du giver dit samtykke ved at benytte vores services på ecolyx.com eller ved at kontakte os.
Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan når som helst vælge at kalde dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Hvis du vælger dette, sletter vi alle de informationer og eventuelle aktiviteter forbundet med samtykket.
Dine personlige oplysninger kan eksistere i flere systemer, og selv ved en tilbagekaldelse af samtykke, kan det være nødvendigt for os at stadig gemme oplysningerne i et bestemt system af lovmæssige årsager.
Hvis du vil vide, hvilke personlige oplysninger vi har gemt om dig, kontakt os venligst.
